কোয়্যারী ম্যানেজমেন্ট আমরা সবাই করি। এতে আবার আলাদা করে বলার কি আছে?
যথারীতি কিছু প্রশ্নের মাধ্যমে আমরা উত্তর গুলো বোঝার চেষ্টা করবো।
– মোট কোয়্যারীর ৮০% থাকে কমন কিছু প্রশ্ন। যা আমরা FAQ বলি। মেসেঞ্জারে সেভড মেসেজ আকারে এর উত্তর গুলো সেভ থাকে।সেখান থেকে খুব সহজে খুজে বের করে উত্তর দেয়া যায়। কিন্তু কমেন্টে দেয়া এইসব প্রশ্নের উত্তর এর জন্য। আলাদা করে কোন এক্সেল ফাইল কিংবা গুগল ডকে লিখে রাখা। সেখানে খুজে বের করা, কপি করা তারপর কমেন্ট এর উত্তরে পেস্ট করা। কতোগুলে স্টেপ এবং ম্যানুয়াল প্রসেস।
- ফেসবুক নোটিফিকেশন বেইজড। একটা করে কমিউনিকেশন আসে আর একটা করে নোটিফিকেশন। সেখান থেকে নতুন ট্যাব অথবা ক্লিক করে দেখা। এভাবে ট্যাব খুলতে খুলতে পিসি স্লো হয়ে যায়। আরো আছে এক নোটিফিকেশন এর মাঝে আরেক নোটিফিকেশন আসা।
- যদি একের অধিক ইউজার থাকে তাহলে কে কোন কোয়্যারী উত্তর দিচ্ছেন সেটি সবসময় ম্যানুয়ালি মেনটেইন করতে হয়। নাহলে একই কোয়্যারী দুইজন উত্তর দিতে পারেন অর্থ্যাৎ ক্রসকমিউনিকেশন হবার সম্ভাবনা থেকে যায়।
- ডাটা ম্যানেজমেন্ট এবং কমিউনিকেশন হিস্টোরী তে বলেছিলাম কমিউনিকেশন এর ধরন একেক রকম। কমিউনিকেশন এর ধরন অনুসারে এদেরকে সেগমেন্ট করতে হলে কি করেন? ধরেন জানতে চাইলেন আজকে সেলস লীড কতোগুলো পেয়েছেন? এটি কিভাবে বের করেন?
- মনে করুন কাস্টোমার এমন একটি প্রোডাক্ট এর কথা বললো যেটি এই মুহুর্তে আপনার কাছে নেই কিন্তু আপনি জানেন এটি ২/৩ দিনে র মধ্যেই আসবে। এরকম পরিস্থিতিতে কাস্টোমারকে তথ্যটি জানিয়ে তার ফোন নাম্বার চাওয়া হয়। যদি কাস্টোমার দিতে রাজী না থাকেন পরবর্তী তে তাকে খুঁজে বের করেন কিভাবে? অর্থ্যাৎ ফলোআপ কিভাবে করেন? কারন এটি একটি সেলস লীড। ২ দিনে অনেক কমিউনিকেশন এর ভীড়ে ঐ স্পেসিফিক কমিউনিকেশন খুঁজে বের করাটা বেশ কঠিনই বটে।
- আগ্রহী কাস্টোমারগণ যখন ইনবক্সে ফোন নাম্বার বা ই-মেইল আইডি দেয় এটী কীভাবে সংরক্ষণ করেন? উত্তর টি এক্সেল ফাইলে কপি করে রাখা মানে হলো ম্যানুয়াল।
- কমিউনিকেশন এর ধরন অনুসারে কাস্টোমার ও আলাদা আলাদা। কেউ কেউ আপনার ফ্রিকুয়েন্ট কাস্টোমার। কেউ কেউ আপনার হাই ভ্যালু কাস্টোমার। এদেরকে আলাদা করেন কিভাবে? কারন সব কাস্টোমার সমান হলেও সবাই সমান সার্ভিস আশা করে না। আপনি যে দোকানে নিয়মিত সেখানে নিশ্চয়ই এক্সট্রা সার্ভিস আশা করেন।
- লাস্ট বাট নট লিস্ট সাধারণট ফ্রন্ট লাইন এজেন্ট গুলো বদলায়। নতুন একজন আসলে সে কিভাবে আপনার কোন কাস্টোমার কেমন সেটি বুঝবে? বা তার ফোন নাম্বার খুঁজে পাবে?
এই প্রত্যেকটা ব্যাপার কোয়্যারী ম্যানেজমেন্ট এর সাথে জড়িত। এবার কি মনে হচ্ছে যে কোয়্যারী ম্যানেজমেন্ট মানে শুধু মাত্র কাস্টোমারদের প্রশ্নের উত্তর দেয়ার মাঝে সীমাবদ্ধ? উত্তর হচ্ছে না। আমরা এই কাজ গুলো নিয়মিতোই করে থাকি ম্যানুয়ালি।
প্রত্যেকটা জিনিসই যে কোন এফ কমার্স এর জন্য খুবই গুরুত্বপূর্ণ। এই পুরোটা কম-ইঞ্জিন এর মাধ্যমে খুব সহজেই করা সম্ভব।
আমাদের ফেসবুক পেইজঃ www.facebook.com/SupportCE